앞선 글에서 디자인 프로젝트의 폴더링 시스템 구축방법에 대해 설명했다.
이번 편은 폴더 속 파일들의 이름 작성 규칙이다. 크게 외부공유파일, 내부공유파일, 내폴더속파일 그리고 기타 파일들 총 4가지로 나누어 작성법을 소개하고자 한다.
파일명을 잘 작성하고 파일관리를 효과적으로 하는 것은 업무의 기본태도이다. 내 작성법이 완벽한 것은 아니지만 몇 년에 걸쳐 나름 다듬어진 작성법이기에 이 글을 읽는 사람들에게도 도움이 되기를 바란다.
"외부공유 파일의 작성명"
프로젝트를 진행하다보면 외부 즉 클라이언트에게 파일을 보내고 받을 경우가 빈번하다.
이 경우 파일명을 제대로 작성해두지않으면 그 때 그 자료를 찾기도 어렵고 삽시간에 폴더 속이 중구난방으로 어지러워진다.
외부공유되는 파일명의 경우 회사명과 프로젝트명, 파일제목, 날짜 문서의 버전을 꼭 기입해야한다.
회사명과 프로젝트명을 통해 어느 회사에서 보낸 어떤 프로젝트의 파일인지 알 수 있으며, 파일 내용의 핵심에 해당하는 제목을 간략하게 작성하여 파일의 내용을 쉽게 파악할 수 있도록 한다. 그리고 버전에 따라 1차, 2차...식으로 넘버링을 부여해주면 특정버전을 언급할 때 커뮤니케이션하기가 쉬워진다. 제일 마지막 최종버전은 최종이라는 버전명을 사용한다.
파일 제목의 경우 업무 프로세스에 따라 팩트북, 업무전략, 00디자인, 보고서 등의 제목이 사용될 수 있다.
"내부공유 파일의 작성명"
내부에서도 프로젝트 진행상황에 따라 직원들끼리 혹은 협업자들끼리 파일은 공유할 일이 생긴다.
이 경우에도 명확하고 효율적인 파일관리를 위해 아래와 같이 파일명을 작성하면 좋다.
내부 공유 파일이기에 회사명은 건너뛰고 어떤 프로젝트의 어떤 내용을 담고있는 파일인지 몇번째 버전에 해당하는 파일인지를 날짜와 함꼐 작성하여 공유하도록 한다.
"내 폴더 속 파일의 작성명"
프로젝트 진행중 오고가는 수많은 파일들을을 내폴더 속에 잘 정리해두어야 파일관리를 하기가 쉽다. 내 폴더 속 파일의 경우 아래와 같이 파일명을 작성한다.
앞 선 글에서 폴더링 시스템에 대해 설명했다. 이에 따라 폴더는 프로젝트에 따라 프로세스에 따라 잘 나뉘어져 있을 것이며, 해당 프로젝트명을로 작성된 폴더 속에 해당 파일을 넣는 것이기 때문에 회사명과 프로젝트명은 생략해도 좋다.
"기타 파일의 작성명"
위에 언급한 주요 파일들 이외에도 디자인 프로젝트를 진행하다보면 여러가지 레퍼런스 파일들 인터넷에서 다운받은 사진파일들 여러 잡다한 파일들이 수없이 생겨난다. 나는 이런 파일들의 경우 따로 파일명을 작성하지 않고 인터넷에서 다운로드시 생성된 팡일명을 그대로 두는 편이다. 왜냐하면 예전에는 이런 파일들의 파일명도 일일이 수정했었는데 이 경우 같은파일을 중복해서 다운로드받게 되더라도 이름이 겹치징않아 모르고 지나치는 경우가 생겼다.
그리고 이미 폴더링을 통해 레퍼런스파일들 작업소스이미지들이 들어갈 폴더를 마련해둔 상태이기 때문에 해당 폴더 속에 파일들을 넣어두면 헷갈릴 일 도 없고 인터넷에서 같은 파일을 2번 받게되는 경우도 없다.