나의 정리생활의 시작점이 되었던 컴퓨터 폴더 관리 시스템에 대해 써보고자 한다.
디자이너라는 직업 특성상 하루에도 수만가지 파일이 생성되고 오고가고 저장되는데 이러한 파일들을 효과적으로 관리하기 위해 생겨난 나만의 폴더 오거나이제이션 규칙을 소개한다.
디자이너들 뿐만 아니라 프로젝트 단위로 업무를 진행하는 모든 직업군에 적용할 수 있지 않을까 싶다.
"업무 프로세스를 분류하라"
먼저, 자신의 업무 프로세스를 크게 4-5단계정도로 구분할 필요가 있다.
내 경우엔 크게 0. 프로젝트 개요 1. 리서치 2. 컨셉 3. 디자인 4. 영상 (5. 코딩) 6. 보고 정도로 분류가 되며 이에 추가하여 Library폴더를 하나 추가생성한다.
각 단계별로 번호를 매겨 크게 폴더를 구분해 두고 각 단계별로 진행상황에 따라 생성되는 파일들을 해당 폴더 안에 넣어두는 방식이다.
물론 해당 폴더 내에서도 진행상황에 맞게 단계별로 폴더를 구분해 두며 각 단계가 완료될 때에는 그 단계에서 정리된 내용을 최종 정리한 pdf파일을 하나 생성해두어 다음번에 해당 내용을 쉽게 열람할 수 있도록 한다.
[00프로젝트 ]
0. Project Overview
이 폴더내에는 프로젝트의 큰 방향성과 타겟, 목적, 클라이언트 등이 정리된 프로젝트 개요파일과 계약서, 견적서 등의 프로젝트와 관련한 서류들을 넣어둔다. 물론 프로젝트개요를 작성하는 과정에서 생성된 파일들도 이 폴더 속 Library라는 폴더안에 기록해둔다.(Library폴더의 기능은 뒤에 설명하겠다)
overview.pdf
contract.pdf
estimate.pdf
Library
1_Research
리서치 폴더내에는 프로젝트 본격 시작전 관련한 모든 조사사항을 넣어두는 폴더이다. 인터넷이나 책을 통해 조사한 정보들의 사진이나 메모 등은 데스크리서치 폴더에, 현장 설문이나 인터뷰등을 통해 입수한 내용들은 현장리서치 폴더안에 넣어두며 해당 내용들을 모두 종합하여 팩트북이라는 파일명의 pdf자료를 하나 생성해둔다.
01_데스크리서치
02_현장리서치
factbook.pdf
2_Concept
컨셉, 즉 디자인 앞단의 전략단에 해당하는 단계의 폴더이다. 나의 경우에는 전략을 짜는 나만의 폼 양식을 하나 만들어둔 게 있어 해당 폼에 전략내용을 기입하여 해당 파일을 이 폴더내에 기록해둔다. 물론 최종 폼을 완성하기 이전에 형성된 과정파일들도 해당폴더내의 Library 폴더에 저장해둔다.
Strategy.pdf
Library
3_Design
본격적인 디자인 단계이다. 로고디자인 패키디자인 포스터디자인 등 이 단계에서 생성되는 모든 디자인 파일들을 단계별로 파일명작성을 달리하여 이 폴더내에 기록한다. 역시나 최종단계의 파일만 내어놓고 과정단계의 파일들은 Library폴더에 기록해둔다.
logo_final.ai
Library
4_video / 5_code
영상작업과 코딩작업이 있을 시 해당폴더를 형성하고 파일들을 기록해 둔다.
6_Report
클라이언트에게 보고를 하기 위한 파일과, 보고 후 클라이언트의 피드백을 담아두는 폴더이다. 보고서 작업을 위한 페이지 작업파일, 1차,2차,최종보고파일 각회차전 보내준 클라이언트의 주요피드백 파일을 담아둔다.
Report_1차_000000.pdf
feedback_1차_000000.pdf
Report_2차_000000.pdf
feedback_2차_000000.pdf
Report_최종_000000.pdf
Library
Library
라이브러리 폴더는 뒤에서 좀 더 자세히 설명하겠지만, 디자인 작업에 필요한 레퍼런스 파일들, 목업자료들, 텍스트참고파일들 클라이언트가 보내준 파일들 각종 참고하기 위한 잡다한 파일들을 모아두는 도서관 폴더이다.
Design reference
Text reference
Client reference
Work elements
"라이브러리 폴더를 활용 하라"
프로젝트를 진행하다보면 잡다한 파일들이 많이 생겨나기 마련이다. 인터넷에서 찾은 각종 레퍼런스들, 누끼를 따기위한 이미지들, 보고서 배경용으로 쓸 수 있을 것 같은 이미지들, 각종 폰트들, 최종파일 전에 오고간 각종 과정단계의 파일들 등등 업무 단계에 따라 구분짓기에는 애매한 파일들이 있다. 이러한 파일들을 Library라는 폴더를 활용해 정리해두면 효과적으로 관리할 수 있다. 말 그대로 필요할 때 책을 빌리듯 필요할 때 파일들을 꺼내 쓸 수 있는 폴더인 셈이다.
내 경우에는 넘버링 없이 Library폴더를 생성해두는데 이러면 폴더들의 제일 마지막에 폴더가 위치한다.
라이브러리 폴더안에는 디자인레퍼런스, 텍스트레퍼런스, 워크 엘리먼츠, 클라이언트 레퍼런스 폴더로 총4개의 하위 폴더를 생성한다.
Library
design reference : 작업에 참고가 되는 파일들
text reference : 텍스트 작업에 참고가 되는 파일들
client reference : 클라이언트가 보내준 파일들
work elements : 작업에 소스로 사용될 파일들
디자인레퍼런스와 텍스트레퍼런스에는 말 그대로 디자인작업 및 텍스트작업에 참고가되는 자료들을 보관해두며, 클라이언트 레퍼런스 폴더에는 클라이언트에게 받은 참고자료들을 보관해 둔다.
워크 엘리먼츠 안에는 또 다시 이미지, 제작이미지, 폰트, 목업 등의 하위폴더를 생성하는데 이미지의 경우 디자인작업이나 보고서 작업에 활용될 원본 그대로의 이미지를 저장해두며 제작이미지는 인터넷에서 다운받은 이미지를 가공한 형태로 저장해두는 폴더이다. 폰트나 목업등은 말그대로 해당자료들을 다운받아 보관해둔다.
각 단계별 폴더 속에서도 분류하기 애매한 파일들이 생성된다면 Library폴더를 적극 활용하면 지저분한 파일들을 효과적으로 정리하는데 도움이 된다.
"폴더명에 넘버링을 하라"
폴더명을 작성할 때에는 넘버링을 활용하면 좋다. 최 상단의 폴더에는 01 하위 폴더에는 001, 0001식으로 번호를 매겨가면 내가 몇번째 댑스의 폴더에 들어와있는지 파악하기가 쉽다.
물론 숫자가 너무길어질 것을 대비하여 0001단계까지만 넘버링을 하고 그 하위에는 다시 01로 시작하는 넘버링을 부여한다.
"연도별로 폴더를 생성하라"
위 모든 폴더를 해당프로젝트의 프로젝트명으로 작성한 폴더 속에 넣고 이 프로젝트 폴더가 일년이 끝날때마다 년도명으로 작성된 폴더안에 넣어 나중에 쉽게 찾을 수 있도록 한다.